Was hat sich im vergangenen Monat in Sachen Verwaltungsdigitalisierung getan? Alle Antworten darauf gibt es hier.
Um für Bürgerinnen und Bürger eine medienbruchfreie Verarbeitung von Antragsdaten zu ermöglichen und Verwaltungsprozesse deutlich effizienter zu gestalten, wurden in den vergangenen Jahren verschiedene Komponenten entwickelt, darunter das Bürgerportal, der OZG-Shop, der ZuFiSH und die OZG-Cloud.
Bürgerportal
Als zentrale Informations- und Serviceplattform bildet das Bürgerportal die technische Grundlage, um kommunale Verwaltungsdienstleistungen online anzubieten – unabhängig von Ort und Öffnungszeiten. Es kann nicht nur optisch und inhaltlich flexibel gestaltet, sondern auch nahtlos in bestehende kommunale Webauftritte integriert werden. Über ein personalisiertes Bürgerportal-Konto können Bürgerinnen und Bürger zahlreiche Dienstleistungen von ihren zuständigen Behörden in Anspruch nehmen. Zusätzlich dient das Bürgerportal als Informationsplattform, über die man sich schnell und übersichtlich über Aktuelles informieren kann. Das Bürgerportal wird inzwischen in einer neuen Version 2.0 angeboten.
OZG-Shop
Der OZG-Shop bietet den Kommunen die Möglichkeit, notwendige Basis-und Onlinedienste nachzunutzen. Zusätzliche Produkte wie z. B. Softwarelizenzen und Verwaltungs-Servicedienste können ebenfalls an dieser Stelle geordert werden. Alle 158 geschäftsführenden Kommunen in Schleswig-Holstein können über den OZG-Shop auf die Angebote des ITV.SH zugreifen und nachnutzen. Darüber hinaus kann der ITV.SH über die erweiterten Funktionen im Shop schnell und unproblematisch Informationen zu Onlinediensten bereitstellen.
ZuFiSH
Der Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein (ZuFiSH) stellt Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen Informationen zu Verwaltungsleistungen, den dafür zuständigen Stellen und den verfügbaren Onlinediensten bereit. Die Verwaltungsleistungen müssen von den Kommunen im ZuFiSH mit den Onlinediensten verknüpft werden. Das ist notwendig, da hierbei z. B. ganz genau festgelegt wird, welche Abteilung in der Kommunalverwaltung zuständig ist und welche E-Mailadresse hinterlegt ist, an die der Onlineantrag versendet wird. Durch den Eintrag im ZuFiSH wird der Onlinedienst zudem über den Portalverbund in weiteren Portalen, wie dem Serviceportal SH und dem Verwaltungsportal des Bundes sichtbar.
OZG-Cloud
Mit der OZG-Cloud haben die Kommunen in Schleswig-Holstein ein zentrales Werkzeug, mit dem sie Anträge aus Online-Diensten bearbeiten können. Sie leitet über eine entsprechende Zuständigkeitsfindung (ZuFiSH, Active Directory der Kommunen) die eingehenden Anträge in die zuständige Kommune zu den bearbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit der OZG-Cloud ist darüber hinaus eine direkte Kommunikation mit den Antragsstellenden möglich, sodass problemlos z. B. Unterlagen angefragt und nachgereicht werden können. Selbst eine Bescheidung wäre über die OZG-Cloud einfach und schnell umsetzbar.
Ein Beispiel: Der Online-Dienst „Gewerbeanmeldung“ steht zur Verfügung und Klara Muster möchte nun online ihr Gewerbe in Musterstadt anmelden. Damit Klara Muster den Online-Dienst überhaupt finden und verwenden kann, hat das Amt Musterstadt den Online-Dienst „Gewerbeanmeldung“ im OZG-Shop bestellt und im Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein (ZuFiSH) eingepflegt. Im ZuFiSH wird genau festgelegt, wer zuständig für die Bearbeitung ist und wie die notwendigen Informationen übertragen werden sollen. In Schleswig-Holstein gibt es dafür drei Möglichkeiten: ein zentrales Funktionspostfach, den Nachrichtenbroker oder eben die OZG-Cloud. Das Amt Musterstadt nutzt bereits die OZG-Cloud.
Nachdem der Dienst im ZuFiSH eingepflegt und dem Amt zugeordnet ist, kann Klara Muster über das Bürgerportal des Amtes Musterstadt nun den Dienst aufrufen und ihr Gewerbe anmelden.
Um sicherzustellen, dass es sich auch wirklich um Klara Muster handelt, muss sich Frau Muster zunächst authentifizieren. Dies geschieht über das OSI-Servicekonto. Nach der erfolgreichen Authentifizierung, kann Klara Muster online die entsprechenden Informationen eingeben und die notwendigen Dokumente zur Gewerbeanmeldung hochladen. Im Backend wird nun sofort ermittelt, welche Stelle für die weitere Verarbeitung zuständig ist. Nach dem Absenden werden die Daten dann an die OZG-Cloud des Amtes Musterstadt weitergeleitet . Innerhalb der OZG-Cloud hat der Sachbearbeiter Max Schröder nun die Möglichkeit, die Antragsdaten einzusehen und mit Klara Muster, wenn erforderlich, auch in Kontakt zu treten. Frau Muster hat bei ihrer Gewerbeanmeldung vergessen eine Kopie ihres Personalausweises hochzuladen. Max Schröder in Musterstadt kann nun über die OZG-Cloud Frau Muster eine Nachricht senden und sie um die Nachreichung dieses Dokumentes bitten. Die Nachricht bekommt Klara Muster in ihr Servicekonto und kann direkt die fehlende Kopie hochladen und an Herrn Schröder schicken.
Max Schröder kann jetzt, da der Antrag vollständig vorliegt, die Daten weiter in dem jeweiligen Fachverfahren bearbeiten. Den positiven Bescheid kann er dann abschließend auch über die OZG-Cloud an Klara Muster schicken.
