Instandhaltungsrückstellungen sind gem. § 24 Satz 9 GemHVO-Doppik zu bilden für unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen, die bis zum Bilanzstichtag erforderlich gewesen wären, aber nicht mehr durchgeführt werden konnten. Die Instandhaltungsmaßnahmen müssen binnen drei Monaten nach dem Bilanzstichtag nachgeholt werden. Der Fälligkeitstermin der jeweiligen Rechnungen ist unerheblich, da das doppische Leistungsprinzip gilt, das heißt die Maßnahme (Reparatur oder ähnliches) muss in den ersten drei Monaten des Folgejahres erfolgt sein. Bei den Instandhaltungsmaßnahmen muss es sich um Maßnahmen handeln, die konsumtiv, das heißt in der Ergebnisrechnung zu verbuchen sind. Unter die Instandhaltungsrückstellungen fallen nicht Rückstellungen für investive Maßnahmen (vgl. hierzu ).
Für Maßnahmen, deren Notwendigkeit zwar bekannt war bzw. die im laufenden Jahr notwendig geworden sind, für die aber keine Mittel im Haushaltsplan bewilligt wurden, darf keine Instandhaltungsrückstellung gebildet werden, da gem. dem Budgetrecht für ihre aufwandswirksame Bildung keine haushalterische Ermächtigung vorliegt soweit nicht die Vorgaben des § 82 GO (Unabweisbarkeit) berührt sind.
Sofern nach § 23 (1) GemHVO-Doppik Mittel als Haushaltsrest bereits übertragen wurden, darf keine Instandhaltungsrückstellung gebildet werden (vgl. Hinweise zur GemHVO-Doppik, siehe Links)
Die Höhe der zu bildenden Instandhaltungsrückstellungen bemisst sich nach der Höhe des voraussichtlich entstehenden Unterhaltungs-/Reparaturaufwandes nach vernünftiger Beurteilung der jeweiligen Maßnahme.
Ihre Bildung erfolgt aufwandswirksam gegen die entsprechenden Aufwandskonten, auf denen normalerweise der entsprechende Aufwand gebucht wird, in der Regel Kontenarten 521 – Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen und 522 – Unterhaltung des sonstigen unbeweglichen Vermögens.
Wird eine Rückstellung in Anspruch genommen, so wird die entsprechende Verbindlichkeit gegen die Rückstellung gebildet (siehe Buchungssatz 3). Die Ergebnisrechnung bleibt bei der Inanspruchnahme unberührt. Allerdings erfolgt bei Begleichung der Verbindlichkeit, z. B. an den Lieferanten ein Buchung des Zahlungsstromes in der Finanzrechnung (siehe unten).
Wird demgegenüber aber die Rückstellung nicht mehr benötigt, so ist sie ergebniswirksam als Ertrag aufzulösen. Ein Geldfluss findet in diesem Fall nicht statt und somit bleibt die Finanzrechnung unberührt.
Buchungssätze:
Grundsätzlich sollte die Buchungsweise mit der eingesetzten Software abgestimmt sein, da teilweise die Buchungsweise von der klassischen Lehre abweicht. Daher sind die Vorgaben des Softwareherstellers zu beachten. Sie müssen jedoch am Ende zu den unten angeführten Ergebnissen führen.
1. Bildung einer Instandhaltungsrückstellung:
521x/522x Aufwendungen für die Unterhaltung von… an 27x Instandhaltungsrückstellungen
2. Sofern im neuen Jahr binnen drei Monaten die Nachholung der Maßnahmen erfolgt, sind die Rückstellungen in Anspruch zu nehmen. Dabei sind auch Teilinanspruchnahmen möglich:
27x Instandhaltungsrückstellungen an 35x Verb. aus LuL/18x Bank
3. Sofern die Instandhaltungsrückstellung nicht in Anspruch genommen wird, ist sie ertragswirksam aufzulösen. Es sind ebenfalls Teilauflösungen möglich:
27x Instandhaltungsrückstellungen an 45828 Erträge aus der Auflösung oder Herabsetzung der Instandhaltungsrückstellungen
Berücksichtigung in der Finanzrechnung
Da ihre Inanspruchnahme eine Zahlung bei Fälligkeit der Rechnung zur Folge hat, die in der Finanzrechnung in der Regel auf den Konten 721x bzw. 722x zu verbuchen ist, sind hier im Folgejahr in der Finanzplanung entsprechende Haushaltsmittel bereitzustellen. Die Mittelbereitstellung kann entweder durch Neuveranschlagung im Finanzplan erfolgen oder durch eine Übertragung von Haushaltsmitteln gemäß § 23 (1) GemHVO-Doppik ausschließlich in der Finanzrechnung. Sofern keine Inanspruchnahme der Rückstellung erfolgt, erfolgt auch keine Inanspruchnahme der Finanzmittel und es kommt zu einer Verbesserung des Finanzergebnisses gegenüber der Planung.
Im §24 der GemHVO-Doppik finden sich weitere Informationen zu dieser Thematik.
Runderlass zu § 85 der Gemeindeordnung – Kredite vom 1. Februar 2022
