Dieses Merkblatt wurde entwickelt, um die Beschäftigten der mitteilungspflichtigen Behörden bei der Entscheidung zu unterstützen, ob eine geleistete Zahlung von der Mitteilungsverordnung (MV) vom 07.09.1993 (BGBl. I S. 1554), in der Fassung der Bekanntmachung vom 14.01.2025 (BGBl. I 2025, Nr. 14), erfasst wird.
Der aktuelle Text kann unter http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/mv/index.html eingesehen werden. Detaillierte Ausführungen finden sich in den BMF-Schreiben vom 12. Dezember 2024 (IV D 1 - S 0229/22/10002 :005), geändert durch das BMF-Schreiben vom 07. Juli 2025 (IV D 1-S 0229/00120/007/030).
Mitteilungspflichtig sind nach § 1 Abs. 1 MV i.V.m. § 6 Abs. 1 bis 1c AO alle Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen, also alle Behörden, Organe der Rechtspflege, öffentlich-rechtlich organisierte Einrichtungen des Bundes und der Länder sowie beliehene Unternehmen (z. B. TÜV) und öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten. Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind grundsätzlich keine mitteilungspflichtige Stelle i.S.d. § 93a Abs. 1 AO. Eine Mitteilungspflicht besteht nur, wenn sie darüber hinaus auch Sonderaufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen.
Ausnahmen ergeben sich aus § 93 a Abs. 2 AO--Abgabenordnung für folgende öffentliche Stellen:
Die Ausnahme (die Befreiung von der Mitteilungspflicht) nach § 93a Abs. 2 AO gilt nicht, soweit die vorgenannten Stellen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung, z. B. die Verwaltung öffentlicher Subventionen und vergleichbarer Fördermaßnahmen, wahrnehmen (§ 93a Abs. 2 S. 2 AO).
Grundsätzlich sind sämtliche geleistete Zahlungen ab 3.000 Euro pro Jahr (§ 7 Abs. 2 S. 1 MV) mitteilungspflichtig, wenn der Zahlungsempfänger nicht im Rahmen einer land- und forstwirtschaftlichen, gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit gehandelt hat, oder soweit die Zahlung nicht auf das Geschäftskonto des Zahlungsempfängers erfolgt. Zahlungen sind auch mitzuteilen, wenn zweifelhaft ist, ob der Zahlungsempfänger im Rahmen der Haupttätigkeit gehandelt hat oder die Zahlung auf das Geschäftskonto erfolgt. Diese Ausnahmeregelung gilt gemäß § 2 Abs. 1 S. 3 MV nicht für Zahlungen an Berufsbetreuer, Sachverständige, Dolmetscher und Übersetzer.
Durch mitteilungspflichtige Stellen ausgezahlte Darlehen stellen grundsätzlich keine Zahlung i. S. d. § 2 MV dar. Ein gewährter Tilgungsnachlass/-zuschuss stellt in diesem Zusammenhang eine Zahlung dar und ist mitteilungspflichtig. Nach § 5 MV sind auch Ausgleichs- und Abfindungszahlungen nach dem Flurbereinigungsgesetz mitzuteilen.
Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten haben alle Honorare und Sachleistungen für Leistungen freier Mitarbeiter mitzuteilen, wenn kein Steuerabzug vorgenommen wurde und die Finanzbehörde nicht aufgrund anderweitiger Mitteilungen Kenntnis erhält.
Wirkt sich ein Bescheid einer anderen Behörde auf die Besteuerung einer Person aus (z. B. eine Bescheinigung nach § 4 Nr. 20 a Umsatzsteuergesetz oder die Bescheinigung über die Lage eines Gebäudes in einem förmlich festgelegten Sanierungsgebiet nach § 7 h Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG)), so ist ein Verwaltungsakt mitzuteilen, der zum Wegfall oder der Einschränkung der steuerlichen Begünstigung führen könnte. Die Möglichkeit einer steuerlichen Auswirkung reicht in diesem Zusammenhang aus, um eine Mitteilungspflicht zu begründen.
Auf Grundlage des § 93a Abs. 1 S. 1 Nr. 1e AO--Abgabenordnung in Verbindung mit § 4a MV hat das Bundesamt für Justiz für ab dem 1. Januar 2022 die Adressaten und die Höhe von im Verfahren nach § 335 HGB festgesetzten Ordnungsgeldern elektronisch mitzuteilen, sofern das festgesetzte Ordnungsgeld mindestens 5.000 Euro beträgt.
Die Mitteilungspflicht nach § 6 MV betrifft vor allem die Gewerbeämter und die Bundesagentur für Arbeit. Erteilte Erlaubnisse und Zusicherungen sind danach generell mitteilungspflichtig.
Wenn ohnehin aufgrund anderer Vorschriften eine Mitteilung an die Finanzbehörden erfolgt (z. B. nach §§ 93, 111 AO), besteht keine zusätzliche Verpflichtung nach der MV.
Besteht die Möglichkeit, dass das Bekanntwerden des Inhalts der Mitteilung dem Wohl des Bundes oder eines deutschen Landes (z. B. Verbrechensbekämpfung) Nachteile bereiten würde, so ist zur einheitlichen Rechtsanwendung und Vorbeugung von Missbrauch, für die nachgeordneten Behörden die Zustimmung der obersten Dienstbehörde für die unterlassene Mitteilung notwendig.
Nach § 35 Abs. 1 SGB I geschützte personenbezogene Daten sind nicht mitzuteilen. Eine Ausnahme gilt nach § 6 Abs. 2 MV für die Bundesagentur für Arbeit hinsichtlich Daten von ausländischen Unternehmern. Die Ausnahme von der Mitteilungsverpflichtung besteht nur hinsichtlich der Aufgaben des Mitteilungsverpflichteten nach dem SGB. Honorarzahlungen durch Sozialbehörden und Zahlungen an ehrenamtlich Tätige sind deshalb mitzuteilen.
Wenn ein Steuerabzug durchgeführt wird, besteht keine Mitteilungspflicht. Damit sind Fälle, in denen ein Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber im Rahmen eines Dienstverhältnisses einschließlich der Lohnsteuer-Pauschalierung für Teilzeitbeschäftige sowie die Fälle des Steuerabzugs bei beschränkt Steuerpflichtigen (Personen mit Wohnsitz im Ausland, die im Inland Einkünfte erzielen) von der Mitteilungspflicht ausgeschlossen.
Diese Zahlungen sind von der Mitteilungsverpflichtung ausgenommen.
Nach § 7 Abs. 2 Satz 1 MV sind Zahlungen von weniger als 3.000 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr (Bagatellgrenze) nicht mitteilungspflichtig.
Dabei sind bei der Anwendung der Bagatellgrenze sämtliche Zahlungen in einer Summe zu betrachten, d. h. unter Berücksichtigung von steuerfreien Bezügen. Und es sind bei der Berechnung des maßgebenden Betrages geleistete Vorauszahlungen zu berücksichtigen.
Bei Zahlungen, die geringe oder keine steuerliche Bedeutung haben, können Finanzbehörden Ausnahmen von der Mitteilungspflicht zulassen. Ob Zahlungen geringe oder keine steuerliche Bedeutung haben, ist bei an denselben Empfänger im Kalenderjahr geleisteten Zahlungen ab 3.000 Euro von der jeweils zuständigen obersten Landesfinanzbehörde nach Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder zu entscheiden.
Ein entsprechender Antrag ist an das Finanzministerium in Kiel zu richten.
Zahlungen nach diesen Gesetzen; dies gilt nicht, soweit die Zahlungen Kapitalerträge i. S. d. § 20 Abs. 1 Nr. 7 oder Abs. 2 EStG sind und an eine unbeschränkt steuerpflichtige Person geleistet werden.
Ab dem 01. Januar 2025 sind die Mitteilungen gemäß § 8 Abs. 1 MV den Finanzbehörden nach Maßgabe des § 93c AO nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln.
Mitteilungen der Bundesagentur für Arbeit nach § 6 Abs. 2 MV haben unverzüglich, Mitteilungen nach § 4 und § 6 Abs. 1 MVmindestens vierteljährlich zu erfolgen. Alle anderen Mitteilungen haben jährlich, bis spätestens letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres, zu erfolgen.
Für elektronische Mitteilungen für das Kalenderjahr 2024 gilt eine antragslose Fristverlängerung (Übergangsregelung) bis zum 2. März 2026 (§ 8 Abs. 3 S. 1 MV). Diese verlängerte Frist gilt auch in den Fällen des § 8 Abs. 2 S. 1 und 2 MV.
Der amtlich vorgeschriebene Datensatz wird in § 87b Abs. 1 AO (siehe auch unter www.eSteuer.de) und die Schnittstelle in § 87b Abs. 2 AO bestimmt. Die Finanzverwaltung bietet ein formularbasiertes Portal für sog. Kleinmelder an.
Folgende Informationen haben die Mitteilungen zu enthalten:
a) Name, Anschrift, Ordnungsmerkmal (z. B. eine Behördennummer, Aktenzeichen) und Kontaktdaten der mitteilungspflichtigen Stelle (z. B. Bearbeiter, Telefonnummer, E-Mail-Adresse),
b) Identifikationsmerkmal nach §§ 139a bis 139c AO oder – sofern dieses nicht vergeben ist – die Steuernummer
c) entsprechende Angaben zu einem etwaigen Auftragsdatenverarbeiter
d) bei natürlichen Personen: Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und Identifikationsnummer nach § 139b AO,
e) bei juristischen Personen, Personenvereinigungen oder Vermögensmassen: Firma oder Name, Anschrift und Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c AO bzw. Steuernummer, sofern die Wirtschafts-Identifikationsnummer noch nicht vergeben wurde,
f) Zeitpunkt der Erstellung des Datensatzes (oder anderes Ereignis, anhand dessen Daten in zeitlicher Reihenfolge geordnet werden können),
g) Angaben zur Art der Mitteilung (z. B. Mitteilung über Zahlungen nach § 2 MV),
h) Angaben zum betroffenen Besteuerungszeitraum oder Besteuerungszeitpunkt (z. B. bei Mitteilungen über Zahlungen, die im Jahr 2025 geleistet wurden: 2025),
i) Angabe, ob es sich um eine erstmalige, korrigierte oder stornierende Mitteilung bzw. um eine Mitteilung gemäß § 8 Abs. 1 S. 3 MVhandelt,
j) bei Mitteilungen über Zahlungen (§§ 2, 3 und 5 MV):
der Grund der Zahlung oder die Art des der Zahlung zugrundeliegenden Anspruchs,
die Höhe der jeweils gewährten Zahlung,
der Zeitraum oder Zeitpunkt, für den die Zahlung gewährt wird,
das Datum der Zahlung oder der Zahlungsanordnung sowie
bei unbarer Zahlung die Bankverbindung für das Konto, auf das die Leistung erbracht wurde.
bei Mitteilungen über Verwaltungsakte (§§ 4 und 6 MV) der Gegenstand und der Umfang der Genehmigung, Erlaubnis oder gewährten Leistung.
Für die elektronischen Mitteilungen des Bundesamts für Justiz über Festsetzung von Ordnungsgeldern im Verfahren nach § 335 HGB gelten die sich aus § 4a MV ergebenden Besonderheiten.
Der Betroffene ist nach den Maßgaben des § 93c Abs. 1 Nr. 3 AO über die Datenübermittlungen zu informieren.
Werden Mitteilungen an die Finanzbehörden versandt, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind, müssen diese nach § 93c Abs. 3 Nr. 1 AO korrigiert werden.
Behörden und öffentliche Stellen haben Aufbauhilfen des Bundes und der Länder aus Mitteln des Fonds „Aufbauhilfe 2021“ mitzuteilen.
Nach § 14 Abs. 1 S. 1 MV sind Leistungen an folgende Empfänger mitzuteilen:
• Privathaushalte,
• Gewerbliche Unternehmen, Selbständige und Angehörige freier Berufe,
• Wohnungsunternehmen und Vermieter von Wohnraum,
• Land- und Forstwirtschaftliche Betriebe und ähnliche Betriebe.
Der Datensatz muss die nach § 93c Abs. 1 Nr. 2 AO folgende Angaben enthalten (siehe auch unter 5.).
Nach § 14 Abs. 2 S. 1 MV sind darüber hinaus mitzuteilen:
• Art und Höhe der im jeweils vorangegangenen Kalenderjahr gewährten Zahlung,
• soweit vorhanden, das Objekt, für das die Zahlung bewilligt wurde,
• das Datum, an dem die Zahlung bewilligt wurde,
• das Datum der Zahlung und
• bei unbarer Zahlung die Bankverbindung für das Konto, auf das die Zahlung geleistet wurde.
Werden nach § 14 Abs. 2 S. 1 MV mitzuteilende Zahlungen in einem späteren Kalenderjahr ganz oder teilweise zurückerstattet, ist die Rückzahlung abweichend von § 93c Abs. 3 AO eigenständig und unter Angabe des Datums, an dem die Zahlung bei der mitteilungspflichtigen Stelle eingegangen ist, mitzuteilen (§ 14 Abs. 2 S. 2 MV).
Soweit folgende, anlässlich der Flutkatastrophe im Juli 2021 aus den Mitteln des Fonds „Aufbauhilfe 2021“ bewilligte Leistungen der Mitteilungspflicht nach § 14 Abs. 1 MV unterliegen, sind gemäß § 14 Abs. 4 S. 3 MV keine Mitteilungen an die Finanzbehörden zu übermitteln:
Zahlungen an Vereine,
Zahlungen an Stiftungen,
Zahlungen an Religionsgemeinschaften in der Rechtsform einer Körperschaft des öffentlichen Rechts,
Zahlungen an Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts (z. B. Land, Kommune) und
Zahlungen an sonstige Träger öffentlicher Infrastruktur, an der die öffentliche Hand unmittelbar oder mittelbar mehrheitlich beteiligt ist (z. B. Stadtwerke GmbH).
