*Die mit einem Stern markierten Beiträge wurden am 14.01.2025 aktualisiert.
Abtretung des Anspruchs nach § 15 Abs. 2 Nr. 2 KiTaG sowie Verzicht auf Finanzierungsvereinbarung nach § 15 Abs. 2 Nr. 3 KiTaG
Muster öffentlich-rechtlicher Vertrag wg. Abtretung nach § 15 Abs. 2 Nr. 2 KiTaG
Muster öffentlich-rechtlicher Vertrag wg. VerzichtV nach § 15 Abs. 2 Nr. 3 KiTaG
Das Tool-SQKM-Personalplanung kann über den Aufruf des KiTa-Datenbank-Reiters – Statistik – für einzelne KiTas abgerufen werden. Es wird dann die aktuelle Gruppenkonfiguration gezogen. Weitergehend können die Wochenstunden für eine Personalplanung eingegeben werden.
In der Datenbank kann die Datei zur monatlichen Dokumentation durch Auswahl der Reiter „Statistik“ und anschließend „Berichte“ heruntergeladen werden. Für die Durchführung des Verfahrens ist die Ablage der Datei in dem Reiter „Dokumente“ auf der Kita-Ebene der Datenbank notwendig. Daher wird der örtliche Träger Anfang Februar ein Leserecht für diesen Dokumente-Reiter erhalten. Sind an dieser Stelle Dokumente abgelegt, die der örtliche Träger nicht einsehen soll, so empfehlen wir, diese bis Ende Januar zu entfernen.
Anleitung §22 (4) – KiTaG – Meldung
Wer trägt die Daten zur Investitionskostenförderung ein?
Der jeweilige örtliche Träger trägt die Daten zu den ab 2008 gewährten Investitionskostenförderungen bis zum 09.01.2025 13:59 Uhr initial ein.
*Welche Daten werden für die Angaben zur Investitionskostenförderung benötigt?
Erforderlich sind
das Jahr des Bewilligungsbescheides (relevant sind die Jahre ab 2008),
die tatsächlich ausgezahlte Fördersumme. Solange der Zuschuss noch nicht ausgezahlt ist, trägt der örtliche Träger die Fördersumme mit 0 € ein.
Der Eintrag wird erst vorgenommen, wenn die geförderte Gruppe in dem Gebäude, für das die Investitionskostenförderung gezahlt wurde, in Betrieb genommen wurde. Der örtliche Träger aktualisiert die Angaben fortlaufend. Neue Auszahlungen sind in der Datenbank unverzüglich einzutragen. Dies kann bedingen, dass bestehende Einträge durch den örtlichen Träger geändert werden müssen.
der eventuelle Anteil aus Mitteln des örtlichen Trägers.
Welche Förderprogramme werden von der Regelung umfasst?
Relevant sind Fördermittel aus Bundes- und Landesinvestitionsprogrammen sowie aus Förderprogrammen der örtlichen Jugendhilfeträger. Nach § 39 Abs. 4 KiTaG wird auf die Schaffung neuer Plätze in dem jeweiligen Gebäude abgestellt. Dies umfasst nicht die Förderung von Sanierungsmaßnahmen (zum Erhalt von Plätzen). Unerheblich ist aber, ob die geschaffenen Plätze zusätzlich geschaffen worden sind oder Plätze in einem anderen (z. B. abgängigen) Gebäude ersetzt haben.
Wer sieht die Daten zur Investitionskostenförderung?
Der Einrichtungsträger und die Standortkommune erhalten Einsichtsrechte über die Daten. Es können keine Veränderungen vorgenommen werden. Dies obliegt dem örtlichen Träger.
Wer trägt die Daten zum Neubauzuschlag ein?
Die Einrichtungsträger tragen initial bis spätestens 09.01.2025 13:59 Uhr die benötigten Daten zu den aktuellen Gruppen in der KiTa-Datenbank ein. Danach sind laufend die zusätzlich geschaffenen Gruppenräume zu ergänzen. Wenn die Räumlichkeit in aktueller Nutzung in geänderter Gruppengröße (kleine/Natur- Gruppe; mittlere Gruppe; Regelgruppengröße) genutzt wird, sind die Eintragungen entsprechend zu aktualisieren.
*Welche Daten werden für den Neubauzuschlag benötigt?
Für den Neubauzuschlag greifen die Regelungen nach § 39 Abs. 3 KiTaG. Damit die Einrichtungsträger Eintragungen in diesem Reiter tätigen dürfen, muss das Jahr der Errichtung oder Kernsanierung des Gruppenraums im Zeitraum der letzten 25 Jahre liegen. Das heißt, Räumlichkeiten, die vor dem 01.01.2000 neugebaut oder kernsaniert wurden, sind nicht in der Kita-Datenbank zu hinterlegen. Für provisorische Bauten besteht kein Anspruch auf den Neubauzuschlag.
Unter diesen Voraussetzungen für den Erhalt des Neubauzuschlags geben die Einrichtungsträger dann in der Datenbank folgende Daten an:
das Jahr der Erstnutzung des Gruppenraums zur Kindertagesbetreuung und
Informationen zur Gruppenart und -größe (kleine /Natur- Gruppe, mittlere Gruppe oder Regelgruppe) und deren Anzahl.
Beispiel: Ein im Jahr 1990 erbautes oder kernsaniertes Gebäude wird 2005 zum ersten Mal als Kita benutzt – kein Neubauzuschlag.
Es ist seitens der Einrichtungsträger zusammenfassend zwingend darauf zu achten, dass die Eintragungen in den Reiter Neubauzuschlag folgenden Voraussetzungen entsprechen:
Die Gruppen für die Eintragungen erfolgen, sind in Gruppenräumen untergebracht (bei Naturgruppen: nutzen Notunterkünfte), die im Zeitraum 2000 bis 2025 errichtet oder kernsaniert worden sind.
Unter „Kernsanierung“ sind umfassende neubauähnliche Renovierungsarbeiten zur Widerherstellung der Bausubstanz zu verstehen, um das Gebäude in einen nahezu neuwertigen Zustand zu versetzten.
Wie werden diese Daten in der Datenbank erfasst?
Die Daten werden durch die Einrichtungsträger in der KiTa-Datenbank unter „SQKM-Kostenförderung“ in dem Reiter „Neubauzuschlag“ eingetragen. Diese Daten sind für die Berechnung von Fördermitteln und Zuschlägen unerlässlich.
Wer sieht die Daten zum Neubauzuschlag?
Die örtlichen Träger und die Standortkommune erhalten Einsichtsrechte über die Daten. Es können keine Veränderungen vorgenommen werden. Dies obliegt dem Einrichtungsträger.
Wann liegt eine Kernsanierung vor?
Unter „Kernsanierungen“ sind umfassende, neubauähnliche Renovierungsarbeiten zur Wiederherstellung der Bausubstanz zu verstehen, um das Gebäude in einen nahezu neuwertigen Zustand zu versetzen. Hierbei werden tiefgreifende Maßnahmen bis zum „Kern“ der Bausubstanz vorgenommen, d. h. wesentliche Teile des Gebäudes grundlegend erneuert. Oberflächliche Maßnahmen und Einzelerneuerungen genügen nicht.
Gilt der Neubauzuschlag auch für angemietete Gebäude?
Ja, der Neubauzuschlag gilt auch für angemietete Gebäude. Auch hier fallen Zinskosten an, welche regelmäßig vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden und die durch den Neubauzuschlag berücksichtigt werden sollen. Auf die Eigentumsverhältnisse kommt es also nicht an.
Werden Containerlösungen für den Neubauzuschlag berücksichtigt und was gilt als Containerlösung?
Für provisorische Bauten besteht kein Anspruch auf den Neubauzuschlag. Der Begriff „provisorisch“ bezieht sich dabei auf die Beschaffenheit des Baus, die nicht auf eine dauerhafte Nutzung ausgelegt ist. Containerlösungen sind in der Regel nicht als Dauerlösung vorgesehen und gelten daher grundsätzlich nicht als anspruchsberechtigt.
*Erhalten Einrichtungen den Neubauzuschlag für neue Gruppen oder für neue Gruppenräume?
Eine Gruppe erhält einen Neubauzuschlag, wenn eine neu gebaute oder kernsanierte Räumlichkeit erstmals zur Kindertagesbetreuung genutzt wird. Dabei ist es nicht entscheidend, ob eine neue Gruppe geschaffen wurde oder ob eine bestehende Gruppe in einen neuen Raum umzieht.
*Wie ist das Jahr der Erstnutzung eines Gebäudes zu erfassen? / Entspricht das Jahr der Erstnutzung eines Gebäudes immer dem Baujahr eines Gebäudes?
Der Einrichtungsträger gibt das Erstnutzungsjahr für jeden Gruppenraum an, für den ein Anspruch auf den Neubauzuschlag besteht. Dafür wird auf das Jahr abgestellt, in welchem zum ersten Mal Kinder darin betreut wurden. Die Errichtung oder Kernsanierung des Gruppenraums muss dabei im Zeitraum der letzten 25 Jahre liegen. Hierbei kann es sich auch um eine Nutzung zur Kindertagespflege oder durch eine nicht über das SQKM geförderte Spielgruppe handeln. Das Baujahr ist nicht immer identisch mit dem Jahr der Erstnutzung.
Die Datenbank bietet für die Jahre 2000 bis 2025 jeweils zwei Auswahlmöglichkeiten.
Erstnutzung im Januar
Erstnutzung Februar bis Dezember
Dieses hat den Hintergrund, dass nach dem KiTaG die Tatbestandsprüfung auf den Beginn des Kalenderjahrs abgestellt wird. Mit der Angabe der Erstnutzung im Januar kann der Beginn des Kalenderjahres differenziert berücksichtigt werden.
Aktuell fordert das Gesetz lediglich eine differenzierte Behandlung des Januars 2025. Der Neubauzuschlag für Erstnutzungen im Januar (bei Erfüllung aller notwendigen Tatbestandsmerkmale) beginnt bereits unmittelbar im Januar.
Für Erstnutzungen vom Februar 2025 bis Dezember 2025 beginnt der Anspruch ab 2026.
Für die Jahre 2000 bis 2024 führen beide Angaben (Januar; Februar bis Dezember) aktuell entsprechend dem Gesetz zu keiner rechnerischen Unterscheidung.
Die Gruppengröße hat sich geändert. Wie ist dies zu erfassen?
Die Gruppengröße, die aktuell für den jeweiligen Gruppenraum gilt, ist maßgeblich. Der Einrichtungsträger passt sie demnach mit jeder Änderung auch in der Datenbank an. Daher kann es auch unterjährig zu Anpassungsbedarf in der KiTa-Datenbank kommen. Je nach Gruppengröße erhalten Sie nach dem KiTaG einen unterschiedlich hohen Neubauzuschlag.
Wie wird mit ruhenden Gruppen in Bezug auf den Neubauzuschlag verfahren?
Ruhende Gruppenräume, die aktuell nicht genutzt werden, können keinen Neubauzuschlag erhalten. Der Zuschlag gilt nur für Gruppenräume von in Betrieb genommenen, geförderten Stammgruppen.
Wer trägt die Daten ein?
Die Kitas bzw. die Einrichtungsträger tragen die Personaldaten zunächst manuell vollständig in die KiTa-Datenbank ein. Hierfür wird es ab Mitte 2025 auch eine Schnittstelle zu Drittprogrammen geben, die die Daten automatisch aus den externen Verwaltungsprogrammen der jeweiligen Einrichtungsträger in die KiTa-Datenbank überträgt. Sobald die Schnittstellen vorhanden sind, werden die eingetragenen Daten einmalig aus der KiTa-Datenbank in die Drittprogramme exportiert. Somit bedarf es keiner doppelten Eintragung und Erfassung.
Welche Daten sind einzugeben?
Zur eindeutigen Generierung der Personal-ID werden Vorname, Nachname und Geburtsdatum benötigt. Für die Berechnung der Fördersätze werden der Tätigkeitsbereich, die Qualifikation und die Arbeitszeitstunden pro Woche der jeweiligen Mitarbeitenden benötigt. Die Daten sind spätestens zum 9. des Monats bis 13:59 Uhr zu prüfen und bei Veränderungen zu aktualisieren.
Wer sieht die Daten?
Eine Übersicht über die personenbezogenen Daten erhalten die örtlichen Träger in pseudonymisierter Form über den Reiter „SQKM VZÄ Prüfung“. Das heißt, es werden keine Klarnamen und Geburtsdaten des Personals dargestellt. Die Standortgemeinde erhält spätestens ab April 2025 eine monatliche Übersicht über die pseudonymisierten Daten. Bereits jetzt haben die Einrichtungsträger die Möglichkeit, die Personaldaten aus der KiTa-Datenbank zu exportieren. Über den Reiter „SQKM VZÄ Prüfung“ können die Einrichtungsträger für den ausgewählten Monat per Rechtsklick in die Tabelle „Alle exportieren“ auswählen. In der erstellten Excel-Datei ist eine Filterung nach einzelnen Einrichtungen möglich und es müssen personenbezogene Daten wie Namen und Geburtsdaten des Personals entfernt werden, um die Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen. Ist dies gewährleistet, kann die Datei an die jeweilige Standortgemeinde übermittelt werden.
Welche Fristen gelten für die Datenpflege in der Kita-Datenbank?
Die initiale Dateneingabe muss bis einschließlich zum 9. Januar 2025 13:59 Uhr abgeschlossen sein, damit der Probelauf durchgeführt werden kann. Die Dateneingabe für den Echtlauf ist bis zum 16. Januar 13:59 Uhr abzuschließen. Anschließend sind monatliche Aktualisierungen zu den genannten Zeitpunkten erforderlich.
Wie müssen Abwesenheiten erfasst werden?
Alle Abwesenheiten ab einer Dauer von vier Wochen sollten bei Auswahl der Person im Reiter „SQKM-Personal“ unter Anwahl des Feldes „Abwesenheit erfassen“ eingetragen werden. Die Abwesenheitsregelung nach § 37 Abs. 2 Nr. 4 KiTaG kann somit rechtzeitig überwacht werden.
Wie sollen Erzieher*innen erfasst werden, die teilweise als Erstkraft und teilweise als Zweitkraft tätig sind?
Diese Erzieher*innen sind mit beiden Tätigkeitsbereichen zu erfassen. Die Person wird dann nach der jeweiligen Qualifikation auf das Personalbudget angerechnet.
Wie wird mit einer Differenz zwischen Qualifizierung und Tätigkeitsbereich umgegangen?
Der Berechnung liegt die tatsächliche Qualifikation des Personals zugrunde, auch wenn der Tätigkeitsbereich eine geringere Qualifikation erfordert.
Wenn zwei Erzieher*innen in einer Gruppe tätig sind, sollen dann beide Fachkräfte als Gruppenleitung erfasst werden?
Es sind die tatsächlichen Tätigkeitsbereiche und Qualifikationen der Fachkräfte zu erfassen. Es ist also nur die tatsächlich mit der Gruppenleitung betraute Fachkraft als Gruppenleitung einzutragen. Ausschlaggebend für die Berechnung des Personalbudgets ist die Qualifikation, die die jeweilige Person nachweisen kann.
Werden Vertretungskräfte oder Springerkräfte berücksichtigt?
Ja, diese Kräfte werden anteilig den jeweiligen Einrichtungen zugeordnet, in denen sie tätig sind. Die geleisteten Stunden pro Einrichtung sind anzugeben. In Summe dürfen die Stunden nicht die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit überschreiten.
Sind auch Arbeitskräfte externer Arbeitsvermittler förderfähig?
Ja, diese Kräfte werden wie eigenes Personal eingetragen und in der Finanzierung berücksichtigt.
Wie werden FSJ- oder BFD-Kräfte in der Datenbank erfasst?
FSJ- und BFD-Kräfte werden in der Datenbank unter dem Tätigkeitsbereich „sonstige Dienste und Praktika“ erfasst.
Wie sollen Langzeitpraktikant*innen erfasst werden?
Langzeitpraktikant*innen außer FSJ- oder BFD-Kräfte sind in der Datenbank unter dem Tätigkeitsbereich „sonstige Dienste und Praktika“ mit der Qualifikation „sonstiges Praktikum“ zu erfassen.
Wenn das Praktikum ausbildungsbezogen ist, werden sie im Tätigkeitsbereich „in Ausbildung“ in Verbindung mit der Qualifikation „Ausbildungsbezogene Praktika von mindestens einem Monat“ eingetragen.
Müssen auch die Praktikant*innen erfasst werden, die im Rahmen ihrer SPA-Ausbildung 9 Wochen Praktikum in der Kita ableisten?
Wenn das Praktikum ausbildungsbezogen ist, werden sie im Tätigkeitsbereich „in Ausbildung“ in Verbindung mit der Qualifikation „Ausbildungsbezogene Praktika von mindestens einem Monat“ eingetragen.
Wie werden PiA-Kräfte eingetragen?
PiA-Kräfte sind im Reiter SQKM-Personal unter Tätigkeitsbereich I „in Ausbildung“ und mit der Auswahl der entsprechenden Qualifikation anzugeben. Sie werden dabei mit ihrer tatsächlichen Vertragsarbeitszeit in den Wochenstunden hinterlegt.
Welche Daten sind für die Personal-ID erforderlich?
Für die Generierung der Personal-ID sind Vorname, Nachname und Geburtsdatum notwendig. Diese Daten werden gespeichert und pseudonymisiert den örtlichen Trägern zur Verfügung gestellt.
Wie kann die Budgetobergrenze ermittelt werden?
Für die Personalplanung kann für jede Kita unter Statistiken ein SQKM-Personalplanungstool mit der aktuellen Gruppenkonfiguration heruntergeladen werden.
Werden Mehrarbeit oder Überstunden erfasst?
Nein, die Datenbank erfasst ausschließlich die vertraglich festgelegten Arbeitsstunden der Mitarbeitenden.
Wie sollen Vertretungs- oder Springerkräfte erfasst werden, die nur an einem Tag oder zwei Tagen in einer Einrichtung eingesetzt werden?
Es sind die durchschnittlich geleisteten Wochenstunden in der Einrichtung zu erfassen. Beispiel: bei einer täglichen Arbeitszeit von acht Stunden an zwei Tagen im Monat, also 16 Stunden im Monat, wären vier Wochenstunden einzutragen.
Wie können Einrichtungsträger den Standortgemeinden einen anonymisierten Überblick über die Personaleingaben bereitstellen?
Über den Reiter „SQKM VZÄ Prüfung“ können die Einrichtungsträger für den ausgewählten Monat per Rechtsklick in die Tabelle „Alle exportieren“ auswählen. In der erstellten Excel-Datei müssen personenbezogene Daten wie Namen und Geburtsdaten entfernt werden, um die Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen. Ist dies gewährleistet, kann die Datei übermittelt werden.
*Wie werden Änderungen im Reiter SQKM-Personal erfasst?
Änderungen für einen zukünftigen Zeitraum:
Es kann ein neuer Eintrag angelegt werden. Die Angaben des vorherigen Eintrags (Zeitraums) werden übernommen und bei der Speicherung des neuen Eintrags (Zeitraums) wird ein Enddatum für den vorherigen Eintrag (Zeitraum) abgefragt.
Wenn Änderungen für einen bestehenden Zeitraum erfolgen sollen:
Die Einträge müssen in diesem Fall gelöscht und neu angelegt werden. Gelöschte Einträge können durch Aktivierung der Checkbox („Löschungen anzeigen“) angezeigt werden.
*Wenn eine Kraft im Vormonat und im laufenden Monat bis zum monatlichen Stichtag Urlaub hat, hat sie dann keine Arbeitsleistung erbracht?
Bei regulärem Erholungsurlaub und Regenerationstagen ist hierbei von einer Erbringung von Arbeitsleistungen auszugehen. Es kommt in diesem Fall nicht darauf an, ob eine Kraft ihren Urlaub am Stück oder in Etappen nimmt. Dies gilt jedoch nicht bei Sonderurlaub oder Freistellung.
Ist eine Einwilligung der Beschäftigten für die Dateneingabe erforderlich?
Seit dem 6. Dezember 2024 ist die Notwendigkeit entfallen, eine Einwilligung der Mitarbeitenden einzuholen. Seither setzt das KiTaG die Datenübermittlung voraus (§ 3 Abs. 4 KiTaG), sodass die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Einrichtungsträgers erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wer kann in die Personaldaten in welchem Umfang einsehen?
Ab sofort erhalten Einrichtungen und deren Träger vollen Zugriff auf den neuen Personalreiter. Sie können die Daten vollständig einsehen und bearbeiten.
Ab dem 1. Januar 2025 erhalten die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe eine pseudonymisierte Übersicht über das Personal, um die Finanzierung nachzuvollziehen. Es werden keine personenbezogenen Daten weitergegeben.
Die gleiche Übersicht soll später den Standortkommunen zur Verfügung gestellt werden.
Werden Schulungen zur Nutzung der Kita-Datenbank angeboten?
Ja, Schulungen werden regelmäßig angeboten, um die Nutzenden mit der Bedienung der Kita-Datenbank vertraut zu machen. Sie können durch Kontaktaufnahme mit Dataport über die Funktionsmail angefragt werden. Dataport bietet zudem laufend eine offene Sprechstunde jeden Mittwoch zwischen 10 und 11 Uhr über folgenden Link an: Sprechstunde Dataport
Welche Hilfsmittel stehen für die Personaldateneingabe zur Verfügung?
Es können die Prognosetools für Refinanzierung und Förderung genutzt werden. Diese stehen unter folgendem Link zur Verfügung: Prognoserechner