Gem. § 48 GemHVO-Doppik sind unter der Position liquide Mittel in Form von Sicht-, Spar- und Termineinlagen bei Kreditinstituten, Schecks und Kassenbestände auszuweisen. Sie sind zum Bilanzstichtag mit dem Nominalwert zu bilanzieren. Unter die liquiden Mittel fallen auch Postwertzeichen, Freistempler, die in Automaten vorhandenen Münzen und Scheine usw. Ebenso sind sämtliche Hand-, Büro-, Porto und Wechselgeldkassen sowie sonstige Bargeldbestände, bspw. in Schulsekretariaten, auszuweisen.
Hier ist ebenfalls das Saldierungsverbot zu beachten. Das heißt, sofern ein Girokonto einen Schuldsaldo zum Bilanzstichtag ausweist, darf dieses nicht mehr unter Aktivposition 2.4 Liquide Mittel mit einem Habensaldo auf dem Buchungskonto der Gemeinde ausgewiesen werden, sondern ist auf der Passivseite unter der Bilanzposition 4.3 – Verbindlichkeiten aus Kassenkrediten zu zeigen.
Sofern die Konten auf eine Fremdwährung lauten, ist der zugrunde gelegte Umrechnungskurs im Bilanzanhang anzugeben.
Eine Besonderheit in der Abbildung der liquiden Mittel tritt ein, sofern eine Amtsverwaltung gem § 3 Abs. 2 S. 1 AO die Aufgaben der Finanzbuchhaltung, die Rücklagenverwaltung und die Vorbereitung der Aufstellung der Haushaltspläne für die amtsangehörigen Gemeinden besorgt. Entsprechendes gilt, sofern diese Vorschrift in einer anderen Konstellation entsprechende Anwendung findet (z. B. in einer Verwaltungsgemeinschaft).
Mit Erlass vom 10.01.2014 hat das Innenministerium die Bilanzierungsregeln für diesen Sonderfall konkretisiert und den Kontenrahmen angepasst bzw. erweitert.
Das Amt dient der amtsangehörigen Gemeinde quasi wie eine Bank. Daher sind die liquiden Mittel ausschließlich in der Bilanz des Amtes als mittelverwaltende Stelle zu führen. Diese setzen sich somit aus den jeweiligen Finanzmittelbeständen der amtsangehörigen Gemeinden sowie seiner eigenen Mittel zusammen. Als Gegenposition zu den verwalteten liquiden Mitteln der amtsangehörigen Gemeinden bildet das Amt Verbindlichkeiten (Kontenart 375) in Höhe der jeweiligen Ansprüche ab.
Die amtsangehörigen Gemeinden weisen in ihren Bilanzen statt der liquiden Mittel eine entsprechende Forderungsposition als Unterkonto der liquiden Mittel (Konto 185) aus. Alle zahlungswirksamen Geschäftsvorfälle, die das Amt für die amtsangehörigen Gemeinden vornimmt, sind in deren Finanzrechnung zu buchen.
Im §48 der GemHVO-Doppik finden sich weitere Informationen zu dieser Thematik.
VV Kontenrahmen (juris)
Runderlass zu § 85 der Gemeindeordnung – Kredite vom 1. Februar 2022
