Die digitale Archivierung von behördlichen Unterlagen ist eine neue Daueraufgabe der kommunalen Archive: Dateiformate sowie Lese- und Schreibgeräte verändern sich permanent. Die archivierten Daten müssen kontinuierlich geprüft und in neue Datenformate übertragen werden, um Datenverluste zu vermeiden. Neben einer langfristigen Planung sind hierfür Fachpersonal, intensive Pflege und ausreichende finanzielle Mittel notwendig. Da die digitalen Datenbestände weiter wachsen, werden auch die benötigten Ressourcen proportional mitwachsen.

Aus diesem Grunde hat der IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH) mit dem Landesarchiv Schleswig-Holstein eine Verwaltungsvereinbarung über die kommunale Nachnutzung des sogenannten Digitalen Magazins DIMAG unterzeichnet. Diese Vereinbarung und damit auch der Start des digitalen Archivs für Kommunen in Schleswig-Holstein wurden jetzt in einem Festakt mit Kulturministerin Karin Prien sowie Digitalisierungsminister Dirk Schrödter im Prinzenpalais in Schleswig gefeiert.

Archive sind das öffentliche Gedächtnis eines Landes

"Archive spielen in unserer Demokratie eine immens wichtige Rolle, indem sie für Transparenz der öffentlichen Verwaltung, Rechtssicherheit und Erhalt unseres kulturellen Erbes sorgen. Sie sind das öffentliche Gedächtnis eines Landes und sind zukünftig auch das digitale öffentliche Gedächtnis", sagte Kulturministerin Karin Prien. "Ich freue mich deshalb, dass das Landesarchiv bei der digitalen Archivierung eine Vorreiterrolle im Land eingenommen hat: Es hat in bundesländerübergreifenden Entwicklerverbünden in den vergangenen Jahren die Voraussetzungen geschaffen, den Betrieb eines elektronischen Magazins und die Entwicklung und Aktualisierung der dazu erforderlichen Software unabhängig von kommerziellen Anbietern zu gewährleisten. Das kommt jetzt auch den schleswig-holsteinischen Kommunen zugute, weil das Landesarchiv die Magazinierungssoftware über den ITV.SH auch den Kommunen zur Verfügung stellt."

Mithilfe von DIMAG die digitale Unabhängigkeit sichern

"Wir geben den Startschuss für die digitale Langzeitarchivierung und für ein digitales Gedächtnis in Schleswig-Holstein. Besonders die Verwaltung verändert sich durch die Digitalisierung mit einer nie dagewesenen Dynamik", sagte Digitalisierungsminister Dirk Schrödter. "DIMAG ermöglicht die sichere Speicherung und Verwaltung digitaler Unterlagen sowie die Übertragung in neue Datei-Formate. So stellen wir sicher, dass unsere digitalen Schätze auch in Zukunft zugänglich bleiben und wertvolle Informationen und Dokumente für die Zukunft sicher sind. Das Land nimmt digitale Souveränität und Datenschutz sehr ernst. Durch den Einsatz von DIMAG in den schleswig-holsteinischen Kommunen tragen wir dazu bei, unsere digitale Unabhängigkeit zu sichern. Wir gewährleisten gleichzeitig, dass die Informationssicherheit auf höchstem Niveau ist."

DIMAG – Digitales Magazin

Das digitale Magazin DIMAG dient in erster Linie der Archivierung von behördlichen digitalen Unterlagen in staatlichen, kommunalen und kirchlichen Archiven. DIMAG wurde 2006 vom Landesarchiv Baden-Württemberg nach internationalen Standards entworfen und in Betrieb genommen. Seither wird es von einer Entwicklungsgemeinschaft stetig weiterentwickelt und an aktuelle Bedarfe angepasst. Zu dieser gehören unter anderem zwölf deutsche Landesarchive.

Das Landesarchiv Schleswig-Holstein ist ebenfalls Kooperationspartner und darf somit die DIMAG-Nutzung an die schleswig-holsteinischen Kommunen weitergeben, was über die Kommunale Servicestelle für digitale Archivierung (KOSDA) abgewickelt wird. Die KOSDA ist seit 2022 Teil des ITV.SH und wird derzeit als Servicestelle für die Kommunen weiter ausgebaut.

DIMAG bietet Speicher zur Datenspeicherung und -verwaltung sowie Komponenten und Tools zur Übernahme und Datenübertragung verschiedenster digitaler Objekte (z.B. eAkten, Dateisammlungen, Webseiten) sowie für die Erhaltung und Bereitstellung archivierter Daten. Es ermöglicht zudem die vollautomatische Aktualisierung dieser archivierten Daten durch Migrationsstrategien und Prüfroutinen.