Knapp 60.000 Menschen arbeiten beim Land Schleswig-Holstein. Für jeden Beschäftigten gibt es eine eigene Personalakte. Diese enthält unter anderem das Bewerbungsschreiben, den Arbeitsvertrag, alle Unterlagen für die Steuer, aber auch eine Übersicht über Urlaubstage, Weiterbildungen und Arbeitsbeurteilungen. Die Akte wird ständig gepflegt und erweitert. Dies verursacht nicht nur eine ganze Menge Arbeit, sondern benötigt auch allerhand Papier.

Deutschlandweite Vorreiterrolle

Als erstes Bundesland hat Schleswig-Holstein die Verwaltung der Personalakten nun komplett umgestellt – weg vom Papier, hin zur Datei. "Ich freue mich sehr, dass wir hierbei deutschlandweit eine Vorreiterrolle einnehmen und somit die Digitalisierung in der Landesverwaltung weiter vorantreiben", sagte Digitalisierungsstaatssekretär Tobias Goldschmidt. Schlussendlich sei es das Ziel, möglichst alle Verwaltungsaufgaben digital bearbeiten zu können. Dies sei aber noch ein Mammutprojekt für die nächsten Jahre.

Drei Jahre Arbeit

Die Digitalisierung der Personalakten startete im Juni 2015 mit dem Einscannen der mehr als 32.000 Lehrerakten. Von Anfang an spielte die Sicherheit der persönlichen Daten eine große Rolle. Für den eigentlichen Scanvorgang wurden zusätzliche Räume eingerichtet, die nur von wenigen Personen betreten werden durften.

Bis heute wurden rund 6.650 Kartons mit 171.000 Personalakten für die gesamte Landesverwaltung erfasst, verpackt und eingescannt. Daraus entstanden mehr als sieben Millionen Dokumente in den elektronischen Personalakten der Mitarbeiter. In die Überführung der Akten wurden 108 Personalakten führende Stellen wie beispielsweise Ministerien und Landesbehörden eingebunden und rund 1.000 Mitarbeiter geschult. Inzwischen wird aktiv mit der elektronischen Akte gearbeitet: Eine halbe Million Dokumente wurden seitdem neu gescannt und den elektronischen Personalakten hinzugefügt.