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Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung

Porträt
Jan Philipp Albrecht

Minister für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung

© M. Ruff / grafikfoto.de

Digitalisierung der Personalakten des Landespersonals ist abgeschlossen

Datum 14.06.2018

Staatssekretär Tobias Goldschmidt: "Wir nehmen deutschlandweit eine Vorreiterrolle ein."

In einem Schrank hängen viele Akten mit farbigen Trennblättern. Aktenschrank (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)Meterlange Aktenschränke gehören in der Personalverwaltung der Vergangenheit an. Schleswig-Holstein hat als erstes Bundesland auf die ausschließlich elektronische Personalaktenführung umgestellt. © M. Staudt / grafikfoto.de

KIEL. Schleswig-Holstein hat als erstes Bundesland auf die ausschließlich elektronische Personalaktenführung umgestellt. Dazu wurden die vorhandenen Personalakten von rund 60.000 Beschäftigen im Landesdienst mithilfe des Programms zur Überführung von papierbasierten in elektronische Personalakten durch Digitalisierung (DigiPA) digitalisiert. "Ich freue mich sehr, dass wir hierbei deutschlandweit eine Vorreiterrolle einnehmen und somit die Digitalisierung in der Landesverwaltung weiter vorantreiben. Das Ziel ist klar: Wir wollen und müssen perspektivisch möglichst alle Verwaltungsleistungen digital anbieten. Das ist zweifelsohne ein Mammutprojekt für die nächsten Jahre, aber aller Mühen wert", sagte Digitalisierungsstaatssekretär Tobias Goldschmidt heute (14. Juni) zum Abschluss des Digitalisierungsprozesses und anlässlich seines Besuchs der Computermesse CeBIT.

2015 begann der Digitalisierungsprozess

Die Digitalisierung der Personalakten begann im Juni 2015 mit den mehr als 32.000 Personalakten der Lehrkräfte. Mehr als 1,5 „Akten“-Kilometer waren dort zu erfassen, zu verpacken und abzuholen. Insgesamt wurden mehr als 6.650 Kartons mit 171.000 Personalakten transportiert, fast 12.000.000 Blatt Papier digitalisiert. Daraus entstanden mehr als 7.000.000 Dateien in den Dokumenten der elektronischen Personalakten. Mehr als 1.000 Nutzerinnen und Nutzer wurden für DigiPA geschult. Inzwischen wurden bereits über eine halbe Millionen Dokumente seit der Umstellung durch die jeweiligen Personalstellen gescannt und den elektronischen Personalakten hinzugefügt.

Portraitfoto Tobias Goldschmidt

Ich freue mich sehr, dass wir hierbei deutschlandweit eine Vorreiterrolle einnehmen und somit die Digitalisierung in der Landesverwaltung weiter vorantreiben.

Tobias Goldschmidt

"Eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung war und ist, dass das landeseigene Personal durch die Arbeiten zur Digitalisierung der Personalakten und der anschließend erforderlichen Qualitätssicherung so wenig wie möglich Zusatzarbeit haben soll. Daher haben wir umfangreich externe Dienstleistung in Anspruch genommen", so Goldschmidt.

"Öffentliche Verwaltung trägt hohe Verantwortung"

Das Digitalisierungsministerium arbeitet für DigiPA eng mit den 108 Personalakten führenden Stellen wie beispielsweise Ministerien und Landesbehörden zusammen. Zudem wurde mit Dataport als zentraler Auftraggeber ein Vertrag abgeschlossen. "Die öffentliche Verwaltung trägt eine hohe Verantwortung. Wir verarbeiten viele, hochsensible Daten. Die Menschen müssen sicher sein können, dass sie uns all das auch anvertrauen können", sagte Goldschmidt. Dataport als Anstalt des öffentlichen Rechts sei hier der entscheidende Akteur für unsere digitale Souveränität. Dataport setzt seinerseits für Teile der Konzeption und des Projektmanagements, für das Erfassen und Verpacken der Personalakten, für deren Transport zum Scan-Dienstleister sowie für den eigentlichen Scanvorgang die Dienstleister Computacenter und Rhenus ein. Um zu gewährleisten, dass die besonders schützenswerten Daten und Inhalte der Personalakten gesichert sind, hat der Dienstleister Rhenus zunächst entsprechende Räumlichkeiten geschaffen. Diese liegen in einem besonders geschützten Bereich, sind nur durch dort zugelassene Personen betretbar und werden exklusiv für die Digitalisierung der Akten des Landes Schleswig-Holstein genutzt. Zudem wurde DigiPA von Beginn an eng von den jeweiligen Vertretungen von Personalinteressen, von den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften und vom Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz (ULD) begleitet.

"Die Umstellung auf die elektronische Personalaktenführung bedeutet einen erheblichen Kulturwandel. Dieser wird mit der Einführung des vollständig elektronischen Personalmanagements konsequent fortgesetzt werden. Ich möchte daher den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den mehr als 100 Personalstellen des Landes meine Anerkennung aussprechen: Sie gehen mit uns voran auf dem Weg der Digitalisierung. Nur gemeinsam mit Ihnen können wir die damit verbundenen Herausforderungen meistern", so Goldschmidt.

Medien-Information vom 14. Juni 2018 zum Herunterladen (PDF 253KB, Datei ist nicht barrierefrei)

Verantwortlich für diesen Pressetext: Jana Ohlhoff | Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung | Mercatorstraße 3, 24106 Kiel | Telefon 0431 988-7044 | Telefax 0431 988-7173 | E-Mail: pressestelle@melund.landsh.de | Medien-Informationen der Landesregierung finden Sie aktuell und archiviert im Internet unter www.schleswig-holstein.de | Das Ministerium finden Sie im Internet unter www.melund.schleswig-holstein.de

 

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