Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die folgenden Informationen gemäß Artikel 13 DSGVO sollen Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Schleswig-Holsteinische Institut für Berufliche Bildung (SHIBB) im Rahmen Ihrer Bewerbung auf eine Stellenausschreibung und Ihre Rechte aus der DSGVO geben.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das:

Schleswig-Holsteinische Institut für Berufliche Bildung
SHIBB – Landesamt -
Sophienblatt 50a
24114 Kiel
Tel. 0431/988-9734
E-Mail: Poststelle@shibb.landsh.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Beauftragte für den Datenschutz des SHIBB ist erreichbar unter der oben genannten Anschrift oder per E-Mail: datenschutz@wimi.landsh.de

Zwecke der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um das Stellenausschreibungsverfahren durch die zuständige Personalbearbeitung wie folgt durchzuführen:

• Eingangsbestätigung
• Erstellung Bewerbungsliste(n)
• Einladung zum Vorstellungs- und/oder Auswahlgespräch
• Durchführung der Vorstellungs- und Auswahlgespräche einschließlich
  gesonderter Auswahlverfahren (zum Beispiel Assessment Center)
• Auswahlentscheidung
• Absage
• Zusage

Dazu verarbeiten wir in der Regel von Ihnen folgende Informationen, die in den jeweiligen Datenverarbeitungssystemen des SHIBB gespeichert werden. Hierbei handelt es sich um die Daten, die sich im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, insbesondere aus Ihren Bewerbungsunterlagen, dem Inhalt einer gegebenenfalls beigezogenen Personalakte, Vorstellungsgesprächen oder der Durchführung eines Assessment Centers ergeben:

• Persönliche Identifikationsangaben: Vorname, Name, gegebenenfalls Titel, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit etc.
• Kommunikationsdaten: Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Angaben zu Ihrem persönlichen, schulischen und beruflichen Werdegang
• Angaben zur Erfüllung der Anforderungskriterien gemäß Stellenprofil/Stellenausschreibung
• Angaben zu sonstigen Qualifikationen
• gegebenenfalls folgende - besonders geschützte - Gesundheitsdaten im Sinne des Artikels 9 DSGVO (zum Beispiel Angaben zum Vorliegen einer Schwerbehinderung bzw. einer Gleichstellung oder Gesundheitsdaten zur Feststellung der Arbeits-/Dienstfähigkeit)

Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen wir von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Entscheidung über die Eingehung des Dienst-/Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung zur Folge haben. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann Ihre Bewerbung folglich gegebenenfalls nicht vollumfänglich bearbeitet oder fehlende Informationen können nicht berücksichtigt werden.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden auf Grundlage von § 85 Absatz 1 des Landesbeamtengesetzes und § 15 Absatz 1 des Landesdatenschutzgesetzes verarbeitet.

Soweit Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Gesundheitsdaten im Sinne des Artikels 9 DSGVO (zum Beispiel Angaben zum Vorliegen einer Schwerbehinderung bzw. einer Gleichstellung) mitteilen, erfolgt deren Verarbeitung auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit § 164 Sozialgesetzbuch IX.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden in der Regel weitergegeben an:

• Leitung des Personalreferates
• Leitung des Fachreferates
• Gleichstellungsbeauftragte
• Personalvertretung
• Schwerbehindertenvertretung
• gegebenenfalls Leitung einer nachgeordneten Behörde und/oder die Leitung eines Fachbereichs dieser Behörde, wenn das SHIBB Ausschreibungen für diese Behörde durchführt,
• gegebenenfalls Leitung der Allgemeinen Abteilung und/oder der Fachabteilung
• gegebenenfalls Staatssekretärin, Staatssekretär und/oder Ministerin oder Minister
• gegebenenfalls Personen einer Stelle, die das Auswahlverfahren begleitet (zum Beispiel Durchführung eines Assessment Centers)
• gegebenenfalls Personen aus dem Zentralen Personalmanagement beim Ministerpräsidenten des Landes Schleswig-Holstein - Staatskanzlei -, sofern dieses zu beteiligen ist
• gegebenenfalls der Agentur für Arbeit, wenn die Agentur für Arbeit bei Vermittlung zur Besetzung einer Ausbildungs- oder Arbeitsstelle involviert ist.

Diese Personen wirken bei der Auswahlentscheidung für die Stellenbesetzung mit.

Der technische Betrieb der Datenverarbeitungssysteme (zum Beispiel MS Word, MS Excel oder MS Outlook) erfolgt durch Dataport als Auftragsverarbeiter.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert.

Für den Fall, dass Ihre Bewerbung zur Einstellung führt, werden die von Ihnen übermittelten Unterlagen von uns weiterverarbeitet und in die Personalakte überführt.

Sofern Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden Ihre Bewerbungsunterlagen (zum Beispiel Zeugnisse, Bescheinigungen) so lange gespeichert, wie dies nach Artikel 17 Absatz 3 DSGVO erforderlich ist oder mit Ihnen andere Verfahrensabsprachen getroffen werden. Die weitere Speicherung kann unter anderem zur Verteidigung möglicher Rechtsansprüche erforderlich sein; dann werden die Daten bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens gespeichert.

Im Übrigen werden die im SHIBB entstandenen Daten des Verfahrens zur Stellenausschreibung nach Ziffer 4.2.2 der Aktenordnung für die schleswig-holsteinische Landesverwaltung nach Ablauf von fünf Jahren gelöscht, sofern sie nicht vom Landesarchiv oder einem anderen zuständigen öffentlichen Archiv übernommen werden.

Für den Fall, dass Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen unverzüglich gelöscht.

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO).
• Sollten Sie betreffende personenbezogene Daten unrichtig sein, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung (Artikel 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Artikel 18 DSGVO).

Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden (Artikel 77 DSGVO).

Wenn Sie sich an die Landesbeauftragte für den Datenschutz wenden möchten, können Sie diese wie folgt kontaktieren:

Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz
Postfach 71 16
24171 Kiel
mail@datenschutzzentrum.de
Telefon: 0431/988-12 00 oder Fax: 0431/988-12 23

Weitere Informationen können Sie dem offiziellem Internetauftritt der Landesbeauftragten unter https://www.datenschutzzentrum.de entnehmen.