• Das Jugendamt meldet innerhalb von sieben Tagen nach Beginn der vorläufigen Inobhutnahme UMA in mit Kennwort geschützter Klardatenliste zur Verteilung an die Landesstelle (§ 42a Abs. 4 Satz 1 SGB VIII).
• Die Landesstelle meldet die UMA (Anzahl, ggf. mit Angabe Geschwister oder Fluchtgemeinschaften) beim Bundesverwaltungsamt innerhalb von 3 Werktagen zur Verteilung an oder zeigt den Ausschluss von der Verteilung an (§ 42a Abs. 4 S. 3 SGB VIII).
• Das Bundesverwaltungsamt benennt innerhalb von 2 Werktagen nach der Anmeldung das zur Aufnahme verpflichtete Land (§ 42b Abs. 1 S. 1 SGB VIII). Maßgebend für die Verteilung ist der Königsteiner Schlüssel (§ 42b Abs. 1 S. 2 i. V. m. § 42c Abs. 1 S. 2 SGB VIII).
• Die Landesstelle teilt der Landesstelle des zur Aufnahme verpflichteten Landes die Daten der zu verteilenden UMA mit (Kennwort geschützte Klardatenliste).
• Die Landesstelle des zur Aufnahme verpflichteten Landes weist die UMA innerhalb von zwei Tagen in seinem Bereich gelegenen Jugendämtern zu und übermittelt entsprechende Zuweisungsbescheide an die aufnehmenden und die abgebenden Jugendämter (§ 42b Abs. 3 Satz 1 SGB VIII).
• Aufnehmendes und abgebendes Jugendamt vereinbaren die Übergabemodalitäten; das abgebende Jugendamt ist verpflichtet, den UMA zum aufnehmenden Jugendamt zu bringen und die für die Inobhutnahme nach § 42 erforderlichen Daten zu übermitteln (§ 42a Abs. 5 Satz 1 SGB VIII).
• Mit der Übergabe des UMA geht dieser in die Zuständigkeit des aufnehmenden Jugendamts über und ist in die dortige Meldung an das BVA aufzunehmen. Das abgebende Jugendamt führt den UMA nicht mehr in seiner Meldung auf.
• Bei der Zuteilung an die Länder soll vorrangig dasjenige Land benannt werden, in dessen Bereich das Jugendamt liegt, das den UMA vorläufig in Obhut genommen hat. Hat dieses Land seine Aufnahmequote bereits erfüllt, so soll das nächstgelegene Land benannt werden (§ 42c Abs. 2 SGB VIII).

• Die Durchführung des Verteilungsverfahrens ist nach § 42b Abs. 4 SGB VIII ausgeschlossen, wenn

1. dadurch das Wohl des UMA gefährdet würde (Nr.1),
2. dessen Gesundheitszustand die Durchführung des Verteilungsverfahrens innerhalb von 14 Werktagen nach Beginn der vorläufigen Inobhutnahme gem. § 42a nicht zulässt (Nr.2 ),
3. dessen Zusammenführung mit einer verwandten Person kurzfristig erfolgen kann (Nr.3),

4. die Durchführung des Verteilungsverfahrens nicht innerhalb von einem Monat nach Beginn der vorläufigen Inobhutnahme erfolgt (Nr.4).

§ 42b Abs. 6 S. 2 SGB VIII verpflichtet die Landesverteilstelle zur Weitergabe von Daten an das Bundesverwaltungsamt, die zur Umsetzung des in § 42b und § 42c geregelten Verteilungsverfahrens notwendig sind. Hierzu gehören insbesondere Angaben zur Anzahl der von dem Land nach § 42b oder nach § 42 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SGB VIII in Obhut genommenen Minderjährigen durch werktägliche Meldung der täglichen Zu- und Abgänge sowie das Ergebnis des Erstscreenings nach § 42b Abs. 2 SGB VIII durch die zuständige Landesstelle an das Bundesverwaltungsamt.

Abweichend vom Gesetzeswortlaut übermitteln die Jugendämter die Anzahl der UMA, für die sie zuständig sind, über das webbasierte Verfahren direkt an das Bundesverwaltungsamt.