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Beglaubigungsverfahren

Staatskanzlei

Beglaubigungsverfahren

Legalisation und Apostille

Mitunter benötigt man für eine Arbeit, für ein Studium, eine Eheschließung oder einen anderen Aufenthaltszweck im Ausland eine beglaubigte Urkunde. Diese erhält man entweder durch die Legalisation oder durch eine Apostille.

Jemand setzt einen Stempel auf ein Stempelkissen. Beglaubigungen (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)Die meisten Urkunden benötigen eine Vorbeglaubigung. © Innenministerium

Im Beglaubigungsverfahren wird die Echtheit des Dokuments geprüft, zum Beispiel die Unterschrift oder die Eigenschaft, in der der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, das Siegel oder der Stempel. Nicht geprüft wird, ob die Urkunde inhaltlich richtig ist.

In Schleswig-Holstein richtet sich die Zuständigkeit nach der Herkunft der Urkunde. Zuständig sind das Innenministerium, das Justizministerium oder auch Gerichte.

Bevor das Innenministerium (MILI) Urkunden beglaubigen kann, müssen in der Regel Vorbeglaubigungen vorliegen. Welche Stelle welche Urkunde vorbeglaubigt, darüber informieren wir Sie weiter unten.

Verfahren zur Beglaubigung

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Legalisation

Bei der Legalisation bestätigen die diplomatischen oder konsularischen Vertretungen des Landes, in dessen Hoheitsgebiet die Urkunde vorgelegt werden soll, die Echtheit. Zuvor muss die jeweils zuständige Behörde des Bundeslandes, in dem die Urkunde ausgestellt worden ist, das Dokument beglaubigen. In der Regel geht eine Vorbeglaubigung voraus.

Apostille

Die Apostille ist eine vereinfachte Variante der Legalisation und gilt nur für Staaten, die dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind. Bei einer Apostille bestätigt die jeweilige deutsche Behörde die Echtheit, ohne dass die Urkunde noch der ausländischen Botschaft oder dem ausländischen Konsulat vorgelegt werden muss.

Staaten, für die das Haager Apostille-Übereinkommen gilt

Mit einzelnen Ländern hat die Bundesrepublik Deutschland Verträge geschlossen, die weitergehende Vereinfachungen im internationalen Rechtsverkehr vorsehen. Für welche Länder das gilt, darüber informiert das Bundesverwaltungsamt:

Bundesverwaltungsamt: Apostille / Beglaubigung

Wer beglaubigt was?

Das Innenministerium (MILI) beglaubigt alle öffentliche Urkunden, die in Schleswig-Holstein ausgestellt worden sind - mit einigen Ausnahmen:

  • Urkunden, die Dienststellen des Bundes ausgestellt haben, beglaubigt der Bund.
  • Öffentliche Urkunden, die im Geschäftsbereich des Justizministeriums (MJEVG) und im Bereich der Finanzgerichtsbarkeit ausgestellt worden sind, beglaubigt das Justizministerium (MJEVG). Auch hier gibt es Ausnahmen:

    • Die Landgerichtspräsidenten in Flensburg, Itzehoe, Kiel und Lübeck beglaubigen öffentliche Urkunden, die in ihrem Geschäftsbereich ausgestellt worden sind. Sie beglaubigen auch öffentliche Urkunden, die Notare ausgestellt haben, die ihren Amtssitz in diesem Bezirk haben.
    • Die Amtsgerichtspräsidenten in Kiel und Lübeck beglaubigen öffentliche Urkunden, die in ihrem Geschäftsbereich ausgestellt worden sind.

Urkunden, die das Innenministerium beglaubigt

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Allgemeine Urkunden, für die eine Vorbeglaubigung notwendig ist

Ihrem Kreis oder der kreisfreien Stadt legen Sie legen Sie im Original u.a. Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Abschriften aus den Standesamtsregistern, Namensänderungen, Meldebescheinigungen, beglaubigte Kopien, Einbürgerungsurkunden, Zusicherungen der Einbürgerung vor. Anschließend legen Sie sie im Innenministerium (MILI) vor.

Zeugnisse: Zumeist ist Vorbeglaubigung notwendig

Schulzeugnisse/Schulbescheinigungen legen Sie im Original oder als beglaubigte Kopie der Schule im Bildungsministerium (MBWK) vor.
Tel: 0431/988-2316 (allgemeinbildende Schulen)
Tel: 0431/988-2559 (berufsbildende Schulen)
Anschließend beglaubigt das Innenministerium (MILI).

Urkunden von Kammern (IHK, HWK u.a.) wie zum Beispiel Abschlussurkunden oder Meisterbriefe können Sie im Original direkt im Innenministerium (MILI) vorlegen. Beglaubigte Kopien muss allerdings die jeweilige Kammer ausgestellt haben.

Urkunden von staatlichen Universitäten und Fachhochschulen prüft die ausstellende Hochschule vor, bevor Sie sie im Innenministerium (MILI) vorlegen.

Urkunden von privaten Hochschulen prüft das Bildungsministerium (MBWK).
Anschließend legen Sie sie im Innenministerium (MILI) vor.

Urkunden ohne Vorbeglaubigungen

Urkunden von Landesbehörden, zum Beispiel von Finanzämtern, dem Landesamt für soziale Dienste, Polizeidienststellen und anderen Landesbehörden legen Sie direkt im Innenministerium (MILI) vor.

Weitere mögliche Vorbeglaubigungen

Möglicherweise verlangen auch die ausländischen Botschaften oder ausländischen Konsulate eine weitere Beglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. In welchen Fällen das gilt, können Sie hier nachlesen:

Bundesverwaltungsamt: Apostille / Beglaubigung

Wenn Urkunden übersetzt werden sollen

Urkunden sollten erst nach Anbringung der Beglaubigung bei einem Übersetzer vorgelegt werden, da meist das Originaldokument mit einer Legalisation bzw. einer Apostille ausgestattet werden soll. Die Beglaubigung wird nach Anbringung Teil der Urkunde.

Zuständige Stelle für Übersetzer von Apostillen- oder Legalisationsaustellungen ist in Schleswig-Holstein das Oberlandesgericht in Schleswig.

Gebühren

Gebühren fallen je nach Anzahl der Beglaubigungen und Versandart an. Dabei gilt:

20 Euro pro Urkunde, und ggf. fallen für den Versand ins Ausland oder Express höhere Portokosten an.

Gebühren müssen überwiesen werden. Sie können nicht bar bezahlen!

Kontakt

Ministerium für Inneres, ländliche Räume und Integration

Düsternbrooker Weg 92
24105 Kiel

Sascha Steltenkamp
Telefon: 0431 988-2802

Öffnungszeiten: Montag bis Freitag: 9:00 - 13:00 Uhr. Termine außerhalb der Öffnungszeiten sind nach Rücksprache möglich.

Kontakt

Landgericht Flensburg
Telefon: 0461- 890

Landgericht Itzehoe
Telefon: 04821 660

Landgericht Kiel
Telefon: 0431 6040

Landgericht Lübeck
Telefon: 0451 3710