Beglaubigung von öffentlichen Urkunden zur Verwendung im Ausland
Sie wollen im Ausland heiraten? Dort arbeiten? Oder ein Kind im Ausland adoptieren? Hierzu werden Sie den ausländischen Behörden öffentliche Urkunden vorlegen müssen.
Zum Beispiel:
- Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden,
- Zeugnisse der Schulen und Hochschulen,
- gewerberechtliche Bescheinigungen,
Die ausländischen Behörden werden die Urkunden in der Regel nur dann akzeptieren, wenn deren Echtheit nachgewiesen worden ist, und zwar in einem besonderen Verfahren: der Legalisation.
Legalisationsverfahren
Die Legalisation ist die Förmlichkeit, durch welche die diplomatischen oder konsularischen Vertreter des Landes, in dessen Hoheitsgebiet die Urkunde vorgelegt werden soll, die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigen. Im Legalisationsverfahren wird also geprüft, ob die Urkunde ordnungemäß ausgefertigt worden ist: Es geht um die Echtheit der Urkunde an sich, nicht aber um deren inhaltliche Richtigkeit.
Die Legalisation setzt die Beglaubigung der Urkunde durch die zuständige Behörde des Bundeslandes, in welcher die Urkunde ausgestellt worden ist, voraus. In Schleswig-Holstein richtet sich die Zuständigkeit nach der Herkunft der Urkunde. Im Einzelnen zuständig ist
- das Innenministerium hinsichtlich aller öffentlichen Urkunden, die im Land Schleswig-Holstein ausgestellt worden sind, mit Ausnahme der unter den Nummern 2 bis 4 genannten und der von Dienststellen des Bundes ausgestellten Urkunden. Der Beglaubigung durch das Innenministerium geht in der Regel eine Vorbeglaubigung durch die Verwaltung des Kreises oder der kreisfreien Stadt voraus, in deren Bezirk die Urkunde ausgestellt worden ist, so. z. B. bei Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden sowie bei Meldebescheinigungen.
Sollten Sie Beglaubigungen von Zeugnissen öffentlicher Schulen des Landes Schleswig Holstein benötigen, beachten Sie bitte, dass diese zur Vorbeglaubigung dem Ministerium für Bildung und Kultur des Landes Schleswig Holstein vorgelegt werden müssen. Den zuständigen Mitarbeiter, die zuständige Mitarbeiterin erreichen Sie unter 0431/988-2316 (für allgemein bildende Schulen) oder 0431/988-2559 (für berufsbildende Schulen).
- das Ministerium für Justiz, Gleichstellung und Integration hinsichtlich aller öffentlichen Urkunden, die in seinem Geschäftsbereich und im Bereich der Finanzgerichtsbarkeit ausgestellt worden sind, mit Ausnahme der in den Nummern 3 und 4 genannten Urkunden.
- die Landgerichtspräsidenten in Flensburg, Itzehoe, Kiel und Lübeck jeweils hinsichtlich der in ihrem Geschäftsbereich und der von den Notaren, die in ihrem Bezirk ihren Amtssitz haben, ausgestellten öffentlichen Urkunden.
- die Amtsgerichtspräsidenten in Kiel und Lübeck jeweils hinsichtlich der in ihrem Geschäftsbereich ausgestellten öffentlichen Urkunden.
Mitunter verlangen die ausländischen Botschaften oder ausländischen Konsulate eine weitere Beglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. Das Bundesverwaltungsamt hat hierzu ein Merkblatt herausgegeben.
Apostilleverfahren
Für die Staaten, die dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind, genügt es für die Verwendung einer deutschen Urkunde im Ausland, wenn jene mit einer Apostille versehen ist. Die Erteilung der Apostille stellt eine Vereinfachung des Legalisationsverfahrens dar: Die Echtheit der Urkunde wird von der zuständigen deutschen Behörde bestätigt, ohne dass sie dann noch der ausländischen Botschaft oder dem ausländischen Konsulat zur Bestätigung vorgelegt werden muss. Eine Übersicht der dem Übereinkommen beigetretenen Länder hält das Auswärtige Amt vor. Im Übrigen wird auf die offizielle Seite der Haager Konferenz verwiesen. Die Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille entspricht der für die Beglaubigung im Legalisationsverfahren (siehe oben).
Mit einzelnen Ländern hat die Bundesrepublik Deutschland Verträge geschlossen, die weitergehende Vereinfachungen im internationalen Rechtsverkehr vorsehen. Es wird insoweit wiederum auf die Informationen des Auswärtigen Amtes verwiesen.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die anfallenden Gebühren, die sich nach Anzahl der Beglaubigungen und Versandart der Unterlagen richten, nicht in Bar angenommen werden können sondern zu überweisen sind.
Rückfragen beantwortet Ihnen im Innenministerium
Frau Höger (Telefon-Nr.: 0431/988-2802) E-Mail: Petra.Hoeger@im.landsh.de
Mit Fragen zu Urkunden aus dem Justizbereich können Sie sich an die Verwaltungen der Landgerichte Flensburg (Telefon: 0461 890), Itzehoe (Telefon: 04821 660), Kiel (Telefon: 0431 6040) und Lübeck (Telefon: 0451 3710) wenden.
