Elektronischer Rechtsverkehr - Bekanntmachungen - gültig ab dem 01.02.2013
Bekanntgabe aufgrund § 3 der Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften.
Die Inhalte der Bekanntgabe technischer Einzelheiten nach § 3 der Landesverordnung vom 12.12.2006 über den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften, zuletzt geändert durch Landesverordnung vom 05.12.2016 (GVOBl. 2017 S.3), werden im Folgenden erläutert und in ihrem Verfahrenszusammenhang dargestellt.
1. Allgemeine Informationen
1.1. Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich
1.2. Organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr (OT-Leit-ERV)
1.3. Sonstige allgemeine Informationen
2. Einreichungsverfahren
2.1. Registrierung
2.1.1. Bestandsdaten
2.1.2. Datenschutzerklärung
2.1.3. Zustellungen
2.1.4. Vertraulichkeit der Kommunikation (Verschlüsselungszertifikate)
2.2. Kommunikationswege, Größen- und Mengenbeschränkungen
2.2.1. OSCI Online Service Computer Interface (EGVP)
2.2.2. Datenträger
2.3. Ersatzeinreichung
2.4. Zugangsbestätigung, Prüfergebnis
3. Technische Voraussetzungen
3.1. Rechner und Betriebssystem
3.2. Internetanschluss, Bandbreite und Browser
3.3. Qualifizierte Zertifikate und elektronische Signaturen
3.4. EGVP und Java-Runtime-Environment
4. Bearbeitungshinweise
4.1. Bezeichnung der Sendungen und ihrer Anlagen
4.2. Dateiformate und Versionen
4.3. Verfahrensspezifische Besonderheiten
5. Support
1. Allgemeine Informationen
1.1. Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich
Die folgenden näheren Einzelheiten nach
Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr
gelten im elektronischen Rechtsverkehr mit allen Dienststellen und in allen Verfahrensbereichen, für die der elektronische Rechtsverkehr durch Aufnahme in die Anlage 1 der Verordnung eröffnet wurde. Sofern im Einzelfall Abweichendes gilt, wird darauf nachfolgend besonders hingewiesen.
1.2. Organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr (OT-Leit-ERV)
Die Konferenz der Justizministerinnen und Justizminister hat "Organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr (OT-Leit-ERV)" verabschiedet. Diese geben mit näheren Regelungen, ergänzenden Hinweisen und Erläuterungen insbesondere zu technischen Standards einen einheitlichen Rahmen für den elektronischen Rechtsverkehr vor. Die Anlage 1 der OT-Leit-ERV enthält weitere Hinweise und Erläuterungen zu den nachfolgend benannten technischen Standards.
1.3. Sonstige allgemeine Informationen
Während im nicht elektronisch geführten gerichtlichen Verfahren die Einreichung von Schriftsätzen und anderen Dokumenten zwecks Zustellung an die übrigen Beteiligten in mehrfacher Ausfertigung erfolgt, entfällt diese Anforderung für Beteiligte im elektronischen Rechtsverkehr. Für Parteien, die keinen elektronischen Zugang eröffnet haben, fertigt das Gericht Ausdrucke der von anderen Verfahrensbeteiligten eingereichten elektronischen Dokumente nach derzeitiger Rechtslage kostenfrei an.
2. Einreichungsverfahren
Für eine sichere und nachvollziehbare Kommunikation ist eine einmalige Anmeldung bei der elektronischen Poststelle erforderlich.
Nachfolgend werden die Fragen der Registrierung, der möglichen Kommunikationswege über diese Poststelle und der auf ihnen gegebenenfalls bestehenden Beschränkungen, des möglichen Rückwegs an Sie (elektronische Zustellungen) sowie der Wahrung der Vertraulichkeit der Kommunikation dargestellt.
2.1. Registrierung
2.1.1. Bestandsdaten
Es werden bei der Registrierung in der Poststelle allgemeine personenbezogene Daten erhoben. Für die Zuordnung der Kommunikationsvorgänge werden dauerhaft gespeichert:
2.1.2.
Datenschutzerklärung und Einwilligung
Die als Bestandsdaten aufgeführten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Begründung, Durchführung und Abwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs (einschließlich statistischer Auswertung) genutzt. Es erfolgt keine Verarbeitung zu anderen Zwecken, insbesondere erfolgt
Für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ist Ihre Zustimmung zu einer Datenschutzerklärung erforderlich.
Datenschutzerklärung und Einwilligung
Die Einwilligungserklärung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerruf führt zur Löschung des Postfachs.
Wenn Sie Ihr Postfach löschen, können Ihnen ab diesem Zeitpunkt keine neuen Nachrichten mehr zugestellt werden. Ihre Daten sind den beteiligten Gerichten und übrigen Dienststellen der Justiz dann nicht mehr über die elektronische Poststelle zugänglich.
2.1.3. Zustellungen
Bei der Registrierung an der elektronischen Poststelle wird ein für Sie kostenloses elektronisches Postfach eingerichtet, über das elektronische Zustellungen des Gerichts an Sie erfolgen können. Bei einer solchen elektronischen Zustellung erfolgt neben der Ablage in Ihrem persönlichen Empfänger-Postfach eine Mitteilung an die von Ihnen bei der Registrierung angegebene elektronische Kommunikationsadresse (im Allgemeinen Ihr E-Mail-Postfach). Der Abruf aus Ihrem Empfänger-Postfach erfolgt dann über eine durch Verschlüsselung gesicherte Verbindung.
Sofern Sie nicht unter den in § 174 Zivilprozessordnung - Zustellung gegen Empfangsbekenntnis
(insbesondere Rechtsanwälte, Notare, Behörden) genannten Personenkreis fallen, ist für die Übermittlung elektronischer Zustellungen Ihre ausdrückliche Zustimmung erforderlich. Es erfolgt daher bei der Registrierung eine entsprechende Abfrage.
Das persönliche Empfänger-Postfach in der Poststelle kann einzelne Zustellungen mit einer Größe von bis zu 30 MB und maximal 1 GB insgesamt aufnehmen.
Die Verwaltung des Postfachinhalts – insbesondere die Leerung des Postfachs – erfolgt grundsätzlich durch den Nutzer in eigener Verantwortung. Nicht abgeholte Nachrichten werden nach Ablauf von 12 Monaten nach Eingang automatisiert gelöscht. Ebenso werden nicht genutzte Postfächer nach Ablauf von 12 Monaten seit der letzten Nutzung einschließlich Inhalt gelöscht.
Sofern Sie keine Einrichtung eines gesonderten Empfänger-Postfaches in der elektronischen Poststelle der Justiz wünschen, können keine Antworten (einschließlich Eingangsbestätigungen) des Gerichts, der Behörde oder einer sonstigen Stelle des Bundes oder der Landes übermittelt werden.
2.1.4. Vertraulichkeit der Kommunikation (Verschlüsselungszertifikate)
Die Justiz ermöglicht eine vertrauliche Kommunikation mit dem nachstehend beschriebenen Kommunikationsweg durch eine angemessene Verschlüsselung der elektronischen Daten im Internet. Bei dem Kommunikationsprotokollen OSCI (Online Service Computer Interface) (siehe unter 2.2.1.) ist die Verschlüsselung integriert, so dass die miteinander Kommunizierenden sich darum nicht gesondert kümmern müssen (zu den spezifischen Voraussetzungen auf den Kommunikationswegen vgl. die entsprechenden Abschnitte weiter unten).
2.2. Kommunikationswege, Größen- und Mengenbeschränkungen
Die elektronische Poststelle ist auf den folgenden Kommunikationswegen erreichbar, auf denen unterschiedliche Restriktionen bestehen. Es sind folgende verfahrensspezifische Festlegungen bezüglich der Kommunikationswege zu beachten:
2.2.1. OSCI Online Service Computer Interface (EGVP)
Eine Kommunikation über das Protokoll OSCI ("Online Service Computer Interface") setzt bei den Kommunikationspartnern die Implementierung einer Anwendung voraus, die dieses Protokoll bedient. Die Anwendung "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)" bedient sich dieses Protokolls. Sie kann noch auf der folgenden Internetseite für Sie kostenfrei heruntergeladen werden: Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) Software. Bitte beachten Sie aber die Hinweise unter Internetportal "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach" der Justiz
zu den Änderungen im Softwareangebot und der für Sie auch in Zukunft richtigen Anwendung.
Neben dem EGVP werden auch kommerzielle Produkte (Add-ons für Office-Anwendungen) angeboten, die das OSCI-Protokoll bedienen. Das EGVP ermöglicht die Kommunikation mit allen angeschlossenen Gerichten und Staatsanwaltschaften. Klären Sie aber bei einem geplanten Einsatz dieser Produkte bitte vorab, ob damit auch tatsächlich die von Ihnen gewünschten Gerichte adressiert werden können.
Für Sendungen an das Gericht, die per OSCI übermittelt werden, bestehen seitens der Poststelle folgende Beschränkungen:
*) Beim Einscannen von Dokumenten können sehr große Dateien entstehen, insbesondere bei der Berücksichtigung von Farben und hoher Auflösung. Da bei einer S/W-Wiedergabe ein höherer Kontrast und damit i.a. eine bessere Lesbarkeit erreicht wird, wird empfohlen, einzuscannende Texte grundsätzlich in S/W und mit nicht mehr als 300 dpi zu erfassen.
Je nach Ihrer Arbeitsumgebung kann es erforderlich sein, deutlich unter den genannten Grenzen zu bleiben (z.B. bei zu geringer Bandbreite der Netzanbindung). Sofern ein Vorgang die angegebenen Grenzen überschreitet, kann er auf einem Datenträger eingereicht werden (siehe Nr. 2.2.2).
Für Mitteilungen der Gerichte an Sie bestehen die gleichen Beschränkungen.
Zur Verwaltung Ihres persönlichen Empfangspostfaches vgl. die Hinweise unter 2.1.3. "Zustellungen".
2.2.2. Datenträger
Der elektronische Rechtsverkehr wird grundsätzlich als Online-Kommunikation geführt. Hilfsweise kommt jedoch im Einzelfall auch eine Ersatzeinreichung auf Datenträger in Betracht (zu Fallkonstellationen und dem Verfahren vgl. nachfolgend unter 2.3. "Ersatzeinreichung").
Als Datenträger sind im elektronischen Rechtsverkehr CD-ROM zu verwenden.
2.3. Ersatzeinreichung
Können Mitteilungen und zugehörige Anlagen nicht online übermittelt werden – z.B. wegen des Überschreitens von Volumenbeschränkungen oder wegen anhaltender Störungen auf den Kommunikationswegen - so können die Mitteilungen und ihre Anlagen ersatzweise auf einer CD-ROM eingereicht werden.
Auf einem Datenträger sollen nur Vorgänge eingereicht werden, die für dasselbe Postfach (denselben Empfänger) bestimmt sind. Enthält ein Datenträger Dateien, die zu mehreren Vorgängen gehören, so sind die zu dem gleichen Vorgang gehörenden auf dem Datenträger jeweils in einem separaten Verzeichnis zu speichern, das als Verzeichnisnamen das Aktenzeichen des zugehörigen Vorgangs oder das Wort "Neueingang" trägt (für Einreichungen zu den Registern vgl. unter 4.3). Bei mehreren Neueingängen wird eine fortlaufende Nummer ergänzt.
Im Übrigen gelten für die auf einer CD-ROM eingereichten Daten die gleichen Formvorschriften wie bei der Online-Kommunikation (Dateiformate, Kennzeichnung, Namensgebung, Signaturen pp. - vgl. hierzu unter 4.1.).
Der Datenträger ist bei dem adressierten Gericht einzureichen.
Die aktuelle Anschrift des zuständigen Gerichts kann dem "Gerichtssuche: Welches Gericht ist für mich zuständig? ?" entnommen werden.
2.4. Zugangsbestätigung, Prüfergebnis
Bei jedem Eingang in der elektronischen Poststelle wird automatisiert unverzüglich eine Eingangsbestätigung an den Absender versandt. Dabei wird der Kommunikationsweg benutzt, der von dem Einreichenden bei der Registrierung (siehe unter 2.1.) für Zustellungen gewählt wurde.
Mit dem Prüfprotokoll werden folgende Angaben übermittelt:
Alle Eingänge werden automatisiert auf schädlichen Code überprüft (Viren, Trojaner, Würmer usw.). Infizierte Dateien können nicht bearbeitet werden und werden daher nicht in den Geschäftsgang gegeben. Sie gelten daher auch dann als nicht zugegangen, wenn sie im Übrigen den vorgegebenen Formatstandards entsprechen. Die Einreichenden werden benachrichtigt.
Die von der elektronischen Poststelle automatisiert erstellten Übermittlungs-, Sende- und Empfangsbestätigungen beziehen sich auf die Tatsache, dass der in der jeweiligen Bestätigung beschriebene Kommunikationsvorgang zu dem angegebenen Zeitpunkt stattgefunden hat. Durch diese Bestätigungen wird insbesondere nicht zugleich bestätigt, dass die übermittelten Dokumente in einem zugelassenen Format vorgelegt worden sind oder sonst keine Hindernisse für eine Weiterverarbeitung (Viren oder ähnliches) bestehen.
3. Technische Voraussetzungen
3.1. Rechner und Betriebssystem
Der elektronische Rechtsverkehr wurde grundsätzlich unabhängig von den eingesetzten Rechnern und Betriebssystemen auf der Basis von allgemein verbreiteten Internettechnologien konzipiert. Zu näheren Anforderungen daraus vgl. 3.2 und 3.4, zu den Signaturen unter 3.3 sowie insbesondere zu Dateiformaten unter 4.2.
3.2. Internetanschluss, Bandbreite und Browser
Die Übermittlung elektronischer Dokumente erfolgt auf dem unter 2.2.1 bezeichneten Kommunikationsweg über das Internet. Voraussetzung für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ist daher ein leistungsfähiger Internetanschluss (empfohlen: DSL-Anschluss mit Standard-Upload von 128 KB/s) und ein graphikfähiger Browser (Internet-Explorer, Firefox, Opera, Safari oder ähnliches).
Außerdem sollten Sie über ein E-Mail-Konto verfügen, über das Sie von Zustellungen an Ihr Empfangspostfach in der elektronischen Poststelle benachrichtigt werden können.
3.3. Qualifizierte Zertifikate und elektronische Signaturen
Elektronische Dokumente, die einem unterzeichneten Schriftstück gleichstehen, sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes zu versehen. Das zugehörige qualifizierte Zertifikat muss zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur an dem Dokument gültig gewesen sein.
Es wird angestrebt, möglichst alle relevanten Signaturen durch die Poststelle prüfen und weiterverarbeiten zu können. Das gilt insbesondere für Signaturen, die dem ISIS MTT Standard entsprechen. Dennoch können beispielsweise bei neu eingeführten Produkten oder nach wesentlichen Veränderungen von Signaturkomponenten Probleme auftreten.
Grundsätzlich können Signaturen sowohl in einer eigenen Datei neben dem zu signierenden Dokument ("detached") abgelegt werden, als auch selber einen Container um das zu signierende Dokument bilden ("enveloping"). Wird die Variante einer eigenen Datei gewählt, so sollen die separate Signaturdatei und die signierte Datei bis auf ihre Endungen den gleichen Dateinamen tragen (diese Variante ist für Einreichungen zum Handelsregister zu wählen, vgl. unter 4.3).
3.4. EGVP und Java-Runtime-Environment
Das "Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach" – EGVP – ist eine in Java™ realisierte Applikation, die ein bestimmtes Java™ Runtime-Environment (JRE) voraussetzt. Die Anwendung selbst basiert auf Einsatz- und Aktivierungsmechanismen, die mit Java™ Web Start zur Verfügung gestellt werden. Diese Komponente gehört zum Installationsumfang des JRE und dient der automatischen Installation der Authentisierungsanwendung auf den PC des Nutzers.
Das JRE ist auf unterschiedlichen Plattformen lauffähig und auf marktüblichen Rechnern vielfach bereits vorhanden oder wird von der Software mitgeliefert.
4. Bearbeitungshinweise
4.1. Bezeichnung der Sendungen und ihrer Anlagen
Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, in dem Betreff der Sendung das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll „Neueingang“ angegeben werden (vgl. jedoch Abweichungen unter 4.4.).
Bei Neueingängen soll in der Nachricht die jeweilige Verfahrensart (z.B. Klage, Beschwerde) und die schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts angegeben werden.
Diese Angaben dienen lediglich der zügigen internen Weiterleitung der Sendungen.
Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, sollen Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keine Schrägstriche oder Doppelpunkte) und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben). Zur Erleichterung der Arbeit mit den elektronischen Dokumenten sollten die Konventionen für die Namensgebung bei den Dateibezeichnungen einzuhalten, die unter 4.3. aufgeführt werden.
4.2. Dateiformate und Versionen
Bei der Einreichung sind folgende Dateiformate zulässig, sofern deren Versionen in Deutschland seit mindestens einem Jahr verfügbar sind:
Bei der Einreichung sind folgende Formate und Versionen zulässig:
Dateiformat - Version / Einschränkung
ASCII (American Standard Code for Information Interchange) - keine Versionsbeschränkung; reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen
UNICODE - keine Versionsbeschränkung; reiner Text ohne Formatierungscodes
Microsoft RTF (Rich Text Format) - Version 1.0 bis 1.6 ohne Erweiterung für Word 2000
Adobe PDF (Portable Document Format) - Version 1.0 bis 1.4 oder PDF/A
XML (Extensible Markup-Datei Language) - eine zum Dokument gehörende DTD oder Schema muss zugeordnet sein
TIFF (Tag Image File Format) - Version 6 oder niedriger (CCITT/TTS Gruppe 4)
Microsoft Word - keine aktiven Komponenten; Word 97, Word 2000 (Version 8 oder 9), Word XP, Word 2003 oder ISO/IEC 29500
Die elektronischen Dokumente können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf jedoch keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten.
Sofern strukturierte Daten übermittelt werden, sollen sie im UNICODE-Zeichensatz UTF 8 codiert sein.
4.3. Verfahrensspezifische Besonderheiten
Einreichungen zum Handels- Genossenschafts- Partnerschafts und Vereinsregister. Den Einreichungen zu den Registern soll neben den qualifiziert signierten und sonstigen elektronischen Dokumenten eine Datei beigefügt werden, die zu dem jeweiligen Vorgang strukturierte Daten im XML-Format gemäß XJustiz.Register enthält. Ein solcher Datensatz wird beispielsweise von der Anwendung XNotar der Bundesnotarkammer erzeugt. Näheres dazu finden Sie auf Internetseite der Bundesnotarkammer
Abweichend von der Praxis in anderen Verfahrensbereichen soll bei der Neuanmeldung im Registerbereich nicht das Schlüsselwort "Neueingang" im Betreff eingetragen werden, sondern "HRA neu" oder "HRB neu".
5. Support
Das Verfahren der Einreichung von Dokumenten über die elektronische Poststelle wird in einem Anwenderhandbuch ausführlich beschrieben, das auf der folgenden Seite im PDF-Format heruntergeladen werden kann:www.egvp.de/software/index.php
Antworten auf häufig gestellte Fragen sind hier dokumentiert:
Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) FAQ
Internetportal "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach" der Justiz
